Qué tiene que pasar, exactamente, desde que decides cobrar una venta hasta que la factura sale de tu bodega cumpliendo la normativa. Sin mezclar dos normativas que no son la misma.
Publicado el 7 de septiembre de 2026 · ~10 min de lectura
Llevas meses oyendo hablar de la factura electrónica. Que si Veri*factu, que si 2027, que si tu programa de siempre ya no vale. Y cada vez que preguntas, la respuesta llega envuelta en siglas.
El problema real no es la dificultad técnica: es que bajo la etiqueta «factura electrónica» conviven dos normativas distintas, con calendarios distintos y con obligaciones distintas. Quien las mezcla acaba preparándose para lo que no toca y llegando tarde a lo que sí. Y llegar tarde tiene precio: la Ley General Tributaria prevé una sanción de 50.000 euros por ejercicio para quien tenga en su empresa un sistema de facturación que no cumpla los requisitos.
Esta guía separa las dos normativas y recorre, paso a paso, qué tiene que ocurrir en tu bodega cada vez que emites una factura. No hace falta que seas informático para seguirla.
Conviene fijar esto antes de nada, porque el resto del artículo depende de ello.
Uno. El Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y conocido popularmente como «reglamento Veri*factu». Regula cómo debe funcionar tu programa al expedir facturas: qué registro genera por cada una, cómo lo encadena, cómo lo conserva o lo remite, y qué código QR imprime. Se aplique la factura en papel o en electrónico, da igual: la obligación es del sistema, no del soporte.
Dos. La factura electrónica obligatoria entre empresas (B2B), que nace de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas —la «Ley Crea y Crece»— y se desarrolla en el Real Decreto 238/2026. Regula en qué formato se intercambian las facturas entre empresarios y profesionales, para que puedan procesarse automáticamente.
Son obligaciones independientes, con calendarios independientes. Lo tratamos con más detalle en qué cambia con la facturación electrónica en bodega y en factura electrónica y factura en PDF no son lo mismo. En el paso a paso que viene ahora hablamos de la primera, porque es la que ya condiciona el día a día de la bodega.
El ámbito del RRSIF es amplio: alcanza a empresarios individuales y sociedades, y a entidades sin personalidad, sujetos al IRPF por rendimientos de actividades económicas, al Impuesto sobre Sociedades o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes mediante establecimiento permanente en España, siempre que estén domiciliados en territorio común.
Territorio foral: quedar fuera del RRSIF no es quedar sin obligación. Si tu bodega tributa por normativa foral —País Vasco o Navarra, según el Concierto y el Convenio Económico— este reglamento no te aplica, pero tu Hacienda Foral tiene su propio sistema. En el País Vasco es TicketBAI, y no es futuro: la implantación obligatoria arrancó el 1 de julio de 2022 por sectores económicos y hoy alcanza a todos los contribuyentes que ejercen actividades económicas en los tres territorios históricos. Navarra tiene competencia propia y su propio calendario. Si facturas desde Álava, Bizkaia, Gipuzkoa o Navarra, tu referencia es tu Hacienda Foral y no la AEAT: confírmale a ella el estado exacto de tu obligación y las fechas que te aplican.
Hay dos excepciones que importan, y una tercera muy específica del sector que casi nadie menciona.
Esto último no significa que puedas llevarlos de cualquier manera. Sigue aplicando la exigencia genérica de la Ley General Tributaria sobre los sistemas informáticos, y la propia AEAT recomienda custodiar esos justificantes inalterados y lo más completos posible, con NIF o NIE de quien entrega la mercancía. Pero no arrastran al recibo agrícola dentro del régimen de la factura.
Los albaranes tampoco llevan QR. El código solo se añade a facturas, completas o simplificadas. Si tu bodega documenta las salidas con nota de entrega y factura después, el albarán se queda como está.
Aquí se toma la única decisión de fondo del proceso, y conviene entenderla bien porque circula mucha confusión: las dos modalidades son igualmente válidas, indefinidamente, y la elección es tuya, no del fabricante del programa. Nadie puede decirte que «su software es Veri*factu» como si fuera la única opción legal.
Modalidad Veri*factu. Cada registro de facturación se remite a la sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de producirse. Con ello se evita su alteración posterior y se asegura su conservación. Las facturas emitidas así son facturas verificables: tu cliente puede escanear el QR y comprobar en la Sede que el registro está efectivamente en poder de la AEAT.
Modalidad No Veri*factu. No hay remisión. A cambio, el reglamento exige requisitos adicionales de seguridad: firma electrónica de los registros producida por el propio sistema emisor y llevanza y conservación de un registro de eventos del sistema. Las facturas llevan igualmente su QR, pero no son verificables: si el cliente lo escanea, el servicio de cotejo de la AEAT le responde «Factura no verificable», sencillamente porque no hay registro previo con el que contrastar. Conviene no malinterpretar ese mensaje: no es un texto que deba imprimirse en la factura ni una advertencia sobre quien la emite. Es la respuesta del servicio, y esa lectura sirve para dejar constancia ante la Administración de que la factura existe y de su contenido esencial.
Dicho en corto: en Veri*factu la garantía la aporta la AEAT conservando el registro; en No Veri*factu la aportas tú conservándolo firmado. En ambas hay huella encadenada, inalterabilidad y QR.
¿Cuál conviene a una bodega pequeña? Depende de qué valores más. Si vendes a distribuidores o a hostelería y te interesa que el cliente pueda comprobar la calidad fiscal de tus facturas, Veri*factu tiene un argumento comercial. Si prefieres no depender de una conexión con la AEAT en el momento de facturar, No Veri*factu cumple exactamente igual. Lo razonable es que el programa soporte las dos y te deje cambiar de opinión.
Este es el paso que cambia respecto a lo que hacías antes, aunque en pantalla se note poco.
Los borradores y las proformas siguen siendo legales. Puedes introducir datos, editarlos, previsualizar y preparar una proforma. Lo que no puede llevar una proforma es el QR tributario, porque todavía no hay factura expedida. Eso sí, el sistema que genera esos documentos preparatorios debe estar vinculado al de facturación y conservarlos ligados a la factura que finalmente se emita: un programa que fabrique prefacturas sueltas, sin ese control, sería sancionable.
Cuando la factura se expide, el sistema genera un «registro de facturación de alta». Ojo con el nombre: ese registro no es una factura electrónica. Es un resumen normalizado que recoge, entre otras cosas, NIF y nombre de emisor y destinatario, número y serie, fechas de expedición y de operación, tipo de factura, si es rectificativa y a qué factura rectifica, descripción general de las operaciones, importe total, base imponible, tipos y cuotas de IVA y de recargo de equivalencia, el régimen aplicado, la identificación del sistema informático y de su fabricante, y la fecha y hora exactas de generación.
Y se encadena con el anterior. Cada registro incorpora el número, la serie y la fecha de la factura del registro inmediatamente anterior, junto con parte de su huella o hash. Esa cadena es lo que hace evidente cualquier hueco: si alguien borrase una factura, el eslabón siguiente dejaría de cuadrar.
Desde ese momento, la factura no se edita. Los elementos que forman el registro de alta solo pueden modificarse mediante nuevos registros de facturación, nunca sobreescribiendo el anterior.
Los plazos de expedición no han cambiado. El Reglamento de obligaciones de facturación sigue mandando: si el destinatario no es empresario o profesional —una venta directa en la bodega, por ejemplo—, la factura se expide en el momento de realizar la operación; si el destinatario sí lo es, hay de plazo hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó la operación. Vale la pena repetirlo porque es fuente de errores: el RRSIF no altera materialmente las obligaciones sustantivas de facturación.
El código QR es obligatorio en todas las facturas producidas con un sistema afectado por el reglamento, sea cual sea la modalidad y sea en papel o en pantalla. Sus reglas de colocación están normalizadas:
La leyenda es otra cosa. Las expresiones «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» solo son obligatorias si tu sistema funciona en modalidad Veri*factu. En No Veri*factu va el QR, pero no esa frase.
¿Y si la factura es electrónica estructurada? Aquí lo que manda es el formato, no la modalidad. En una e-factura estructurada no hay imagen que imprimir, y la obligación se satisface incorporando a la factura el contenido del QR, con la URL de cotejo en la sede. Si lo que envías es un PDF —una factura electrónica no estructurada—, el QR va visible en la imagen, igual que en papel. Que quede claro, porque se confunde a menudo: ninguna de las dos modalidades te exime del QR; lo único que cambia según el formato es si va como imagen o como dato.
Un detalle que tranquiliza a más de uno: que una factura recibida no lleve QR no impide deducir el IVA soportado. El QR es una obligación formal del emisor y no determina, por sí solo, la deducibilidad. Hay emisores que legítimamente no lo incorporan, como los adscritos al SII.
No estás obligado a imprimir nada si usas facturación electrónica, estructurada o no. Puedes enviar la factura por correo electrónico y quedarte tan cumplidor como si la hubieras impreso. Lo que sí tiene que ocurrir es que cualquier impresión o imagen visible de la factura lleve el QR y el resto de información exigida.
En modalidad Veri*factu, la remisión del registro a la AEAT es una obligación adicional a incorporar el QR, no un sustituto: son dos cosas con finalidades distintas y ninguna exime de la otra.
Y sobre la conservación: si estás en No Veri*factu, la conservación local de los registros firmados y del registro de eventos es parte del cumplimiento, no una buena práctica opcional. Hablamos del cierre del círculo en qué debe tener un programa de facturación para bodegas.
Es la pregunta que llega siempre después de la primera factura emitida. Con el registro ya generado y encadenado, borrar deja de ser una opción: la corrección se hace con nuevos registros, sea un registro de anulación o una factura rectificativa, según el caso. No son intercambiables y elegir mal complica el arreglo. Lo desarrollamos en anular o rectificar una factura: cuándo aplica cada opción.
Sin entrar en marcas, hay cuatro cosas verificables que cualquier bodega puede comprobar por su cuenta:
Si vienes de una hoja de cálculo, este es el momento de mirarlo de frente: lo contamos en Excel frente a software de gestión de bodegas.
Las fechas del RRSIF. Según la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, en la redacción dada por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre:
Las sanciones. La Ley General Tributaria, en su artículo 201 bis, distingue: hasta 50.000 euros por ejercicio para quien posea sistemas que no cumplan las especificaciones; hasta 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema para el fabricante que los produzca o comercialice; y 1.000 euros por cada sistema comercializado sin la declaración responsable.
Lo que no cambia. El RRSIF no altera materialmente las obligaciones sustantivas de facturación: siguen rigiendo la Ley del IVA y el Reglamento de obligaciones de facturación. Las autorizaciones especiales concedidas en materia de facturación siguen vigentes. Lo único que se ha añadido a las facturas es el QR y, en su caso, la leyenda.
La factura electrónica B2B, aparte. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero su aplicación efectiva está diferida: las obligaciones serán exigibles transcurridos doce meses para quienes superaron los 8 millones de euros de volumen de operaciones el año natural anterior, y veinticuatro meses para el resto de empresarios y profesionales. El cómputo no arranca con el real decreto, sino con la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica, cuya fecha conviene comprobar antes de fijar ningún calendario interno. Para una bodega pequeña, la lectura práctica es que el plazo B2B será más tardío que el del RRSIF, y que las facturas simplificadas quedan en general fuera de esta obligación.
Y el resto de tus obligaciones siguen su propio camino. El registro SILICIE, la declaración de cosecha o el INFOVI no dependen de nada de lo anterior y tienen plazos propios, con un régimen específico para los elaboradores de vino: lo tienes en cómo llevar el registro SILICIE en una bodega pequeña.
Este artículo es información divulgativa sobre normativa y gestión de bodega, no asesoramiento legal, fiscal ni contable. La normativa cambia y su aplicación depende de las circunstancias de cada bodega: antes de tomar decisiones que afecten a tus obligaciones, consúltalo con tu gestoría o con un asesor. Vitify es un software de gestión de bodega y no sustituye a un profesional.
En la demo puedes emitir una factura de prueba y ver el proceso completo: el registro de facturación encadenado, la huella, el código QR y el código de verificación, con la declaración responsable del fabricante a la vista.
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